Aanmelden van deelnemers bij verzekering

De informatie uit de Beneficiary Module en de European Youth Portal worden automatisch doorgegeven aan Cigna. Het is dus erg belangrijk dat de (huidige) deelnemers correct en up-to-date geregistreerd staan in de Beneficiary Module. Anders zijn deelnemers niet verzekerd en niet subsidabel. Let erop dat de gegevens in de Beneficiary Module één keer per week naar Cigna worden verstuurd. Het is daarom van belang dat de relevantie informatie ten minste twee weken voordat de vrijwilliger van huis vertrekt in de Beneficiary Module staat. 

Voor projecten aangevraagd t/m 2020 vindt de administratie plaats in de Mobility Tool+, in plaats van in de Beneficiary Module. De informatie in dit artikel is van toepassing op beide tools.

Deelnemers kunnen als volgt worden aangemeld voor de verzekering:

1. Send an offer to a participant via PASS;
2. After the offer is accepted by a participant, access BM and in the tab ‘Participants’ click on link ‘retrieve now’ that is displayed next to the ‘Participants retrieved from EYP’ (displayed at the top right side of the page);
3. For each participant: add participation (see ‘Add participation’ button) data, and once all information is complete, tick the checkbox ‘In the case of participants entitled to insurance coverage, please note that this information will be sent to the insurance company to enrol the participant’ and mark the participation as ‘Complete’.

10 dingen die je moet weten over de verzekering voor Europese Vrijwilligers:

1. De zorgverzekering is een aanvullende ziektekostenverzekering. Vrijwilligers gebruiken het als aanvulling op een (basis-) zorgverzekering uit hun thuisland.  
2. Vrijwilligers die geen verzekering hebben in hun thuisland hebben hiervoor een verklaring nodig van de nationale administratie voor zorgverzekeringen van dat land. Vrijwilligers die in hun thuisland een verzekering hebben dienen hun EHIC (European Health Insurance Card) bij zich te hebben.
3. Vrijwilligers die voor 07-02-2023 zijn gestart met hun activiteit, zijn verzekerd via Cigna. Vrijwilligers die vanaf 08-02-2023 starten met hun activiteit, zijn verzekerd via Henner. De dekking is bij beide verzekeraars gelijk.
4. Vrijwilligers declareren zelf hun zorgkosten online in hun account bij de verzekeraar. Ze dienen deze eerst in bij hun eigen verzekering.
5. Stimuleer vrijwilligers om bij aanvang van hun project de persoonlijke pagina van de verzekeraar te bekijken, zodat zij weten welke vergoedingen beschikbaar zijn en waarvoor zij verzekerd zijn. 
6. De situatie met het verplicht hebben van een verzekering in het eigen land is voor ieder land verschillend. Daarnaast gelden er verschillende regels voor bijv. oud-studenten/werklozen etc. Ook die verschillen per land. De verzekering zal daarom elke situatie individueel behandelen en waar nodig aanvullende documenten opvragen bij de vrijwilliger. 
7. De verzekering is geldig t/m 2 maanden na het einde van de activiteit, dus ook in eigen land. 
8. De aanvragende organisatie is in principe verantwoordelijk voor het aanmelden van de vrijwilliger bij de verzekeraar. Check als gastorganisatie of ondersteunende organisatie in Nederland altijd of de vrijwilliger ingeschreven is.
9. Zorg ervoor dat de vrijwilliger in de woonplaats bekend is met de huisarts en weet hoe de huisarts/eerste hulp te bereiken is. 
10. Neem contact op met het Nationaal Agentschap in geval van problemen met de verzekeraar waar de vrijwilliger met ondersteuning van de organisatie niet uit komt. Stuur de gegevens van de vrijwilliger en een toelichting van de situatie naar esc@nji.nl. Het Nationaal Agentschap kan dan via de Europese partners helpen zoeken naar een oplossing voor deze situatie.