Aanmelden van deelnemers bij verzekering

De informatie uit de Beneficiary Module en de European Youth Portal worden automatisch doorgegeven aan Henner. Het is dus erg belangrijk dat de (huidige) deelnemers correct en up-to-date geregistreerd staan in de Beneficiary Module. Anders zijn deelnemers niet verzekerd en niet subsidabel. Let erop dat de gegevens in de Beneficiary Module één keer per week naar Henner worden verstuurd. Het is daarom van belang dat de relevantie informatie ten minste twee weken voordat de vrijwilliger van huis vertrekt in de Beneficiary Module staat. 

Deelnemers kunnen als volgt worden aangemeld voor de verzekering:

1. Stuur een aanbod naar een deelnemer via PASS;
2. Nadat het aanbod door een deelnemer is geaccepteerd, ga je naar BM en klik je in het tabblad 'Participants' op de link 'Retrieve now' die wordt weergegeven naast 'Participants retrieved from EYP' (rechtsboven op de pagina);
3. Voor elke deelnemer: voeg deelnamegegevens toe (zie knop ‘Add participation’) en vink, zodra alle informatie compleet is, het selectievakje ‘In the case of participants entitled to insurance coverage, please note that this information will be sent to the insurance company to enrol the participant’ en markeer de deelname als ‘Complete’.

8 dingen die je moet weten over de verzekering voor Europese Vrijwilligers:

1. De zorgverzekering is een aanvullende ziektekostenverzekering. Vrijwilligers gebruiken het als aanvulling op een (basis-) zorgverzekering uit hun thuisland.  
2. Vrijwilligers die geen zorgverzekering hebben in hun thuisland hebben hiervoor een verklaring nodig van de nationale administratie voor zorgverzekeringen van dat land. Met die verklaring kunnen ze hun aanvullende verzekering laten omzetten naar een volledige verzekering, als het afsluiten van een ziektekostenverzekering in het gastland niet verplicht is. Vrijwilligers die in hun thuisland een verzekering hebben, dienen hun EHIC (European Health Insurance Card) bij zich te hebben.
3. Vrijwilligers declareren zelf hun zorgkosten online in hun account bij de verzekeraar. Ze dienen deze eerst in bij hun eigen verzekering.
4. Stimuleer vrijwilligers om bij aanvang van hun project de persoonlijke pagina van de verzekeraar te bekijken, zodat zij weten welke vergoedingen beschikbaar zijn en waarvoor zij verzekerd zijn. 
5. De verzekering is geldig t/m 2 maanden na het einde van de activiteit, dus ook in eigen land, maar alleen voor de verdere behandeling van klachten die zijn ontstaan tijdens de vrijwilligersactiviteit. 
6. De aanvragende organisatie is in principe verantwoordelijk voor het aanmelden van de vrijwilliger bij de verzekeraar. Check als gastorganisatie of ondersteunende organisatie in Nederland altijd of de vrijwilliger ingeschreven is.
7. Zorg ervoor dat de vrijwilliger in de woonplaats bekend is met de huisarts en weet hoe de huisarts/eerste hulp te bereiken is. 
8. Neem contact op met het Nationaal Agentschap in geval van problemen met de verzekeraar waar de vrijwilliger met ondersteuning van de organisatie niet uit komt. Stuur de gegevens van de vrijwilliger en een toelichting van de situatie naar esc@nji.nl. Het Nationaal Agentschap kan dan via de Europese partners helpen zoeken naar een oplossing voor deze situatie.