Laat van alle leden van de groep weten wie jullie zijn en wat jullie doen. Hebben jullie bijvoorbeeld al eerder initiatieven georganiseerd? En wat brengt jullie groep samen?

Zorg allereerst voor een pakkende titel van het project. Probeer vervolgens zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven wat jullie willen bereiken en dus concreet wat jullie eindresultaat is. Geef hierbij duidelijk aan wie jullie doelgroep is en laat zien wat jullie project uniek maakt.

Laat zien dat je goed hebt nagedacht over hoe je alle praktische zaken wilt gaan regelen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over organisaties waar je mee wilt samenwerken of vergunningen die je nodig hebt voor een evenement. Dit hoeft geen uitgebreid draaiboek te zijn met een taakverdeling, maar een algehele planning over meerdere maanden. Zorg ervoor dat deze planning realistisch is.

Zorg dat er niet alleen tijd en geld wordt gestopt in de organisatie en uitvoering van het project, maar denk ook na over hoe je het project gaat promoten. Het zou zonde zijn als je veel werk hebt aan de organisatie, maar dat er niemand op komt dagen. Werk jullie promotieplannen uit.

Als je de bovenstaande stappen hebt doorlopen, kun je daarna nadenken hoeveel tijd en geld jullie project in beslag gaat nemen om jullie doel te bereiken.